Leitfaden für die Meldestelle

Neue Meldung

Prüfen Sie den Eingang und die angezeigten Fristen. Öffnen Sie nur Vorgänge, für die Sie zuständig und unabhängig sind.

Anonyme Meldung

Die hinweisgebende Person verwendet Referenz und Zugangscode. Fordern Sie keine Identität an, wenn sie für die Bearbeitung nicht erforderlich ist.

Mündliche Meldung

Erfassen Sie den Telefonkontakt als mündliche Meldung. Ohne ausdrückliche Einwilligung erstellen Sie ein Inhaltsprotokoll. Tonaufzeichnungen sind deaktiviert.

Protokoll

Geben Sie den Zugangscode an die hinweisgebende Person weiter. Sie kann das Protokoll prüfen, Berichtigungen verlangen und die aktuelle Version elektronisch bestätigen.

Eingangsbestätigung

Der Eingang muss spätestens nach sieben Tagen bestätigt werden. Schriftliche Meldungen erhalten im Portal unmittelbar eine Bestätigung.

Stichhaltigkeit

Prüfen und dokumentieren Sie Anwendungsbereich, Stichhaltigkeit und die jeweiligen Gründe. Verwenden Sie den geschützten Dialog für Rückfragen.

Folgemaßnahmen

Dokumentieren Sie angemessene Maßnahmen und deren Begründung. Achten Sie auf den Schutz der betroffenen Personen und laufender Untersuchungen.

Rückmeldung

Senden Sie die zulässige Rückmeldung innerhalb der angezeigten Frist über das Portal. E-Mails enthalten keine Meldeinhalte.

Abschluss

Schließen Sie den Vorgang erst nach Abschluss des Verfahrens. Die Löschfrist beginnt mit dem Abschluss; eine Wiedereröffnung entfernt den bisherigen Löschtermin.

Datenschutz

Laden Sie Anlagen nur auf geschützte Arbeitsgeräte herunter. Geben Sie Zugangscodes, interne Notizen und Identitätsdaten nicht an unbefugte Personen weiter.

Interessenkonflikt

Melden Sie eigene Betroffenheit sofort an eine unabhängige verantwortliche Person. Benutzer- und Abteilungsausschlüsse verhindern den Zugriff auf entsprechend gekennzeichnete Fälle; die organisatorische Prüfung bleibt erforderlich.

Störungen und Vorfälle

Verwenden Sie bei Ausfall den vereinbarten Ersatzmeldekanal und dokumentieren Sie den tatsächlichen Eingangszeitpunkt. Melden Sie Sicherheitsvorfälle über den internen Notfallkontakt.